1. Hem
  2. För administratörer
  3. Manual – Storegate Team
  1. Hem
  2. Guider
  3. Manual – Storegate Team

Manual – Storegate Team

Om tjänsten

Med Storegate Team får du full kontroll över företagets viktiga digitala information. Du kan enkelt lagra, dela och arbeta i filer med högsta säkerhet inom ditt företag. Du kan dessutom dela mappar och filer externt till kunder, leverantörer, konsulter och andra partners.

Att arbeta i Storegate Team

Dela internt i teamet

Storegate Team innehåller två delar:

Gemensamma filer

Här lägger ni de filer och mappar som skall delas internt i teamet. I teamet kan man sedan sätta behörigheter för olika medlemmar i teamet, t.ex. om man skall få tillgång till en mapp eller inte. (läs mer under ”Behörigheter”)

Mina filer

Här sparas information som endast du ska ha tillgång till.

Så när du skall dela filer som enbart skall nås av teamets medlemmar så gör du det under Gemensamma filer.

Dela externt

Om man vill dela filer och mappar externt till någon utanför teamet så använder man ”Dela-knappen” som visas om man för musen över önskad fil eller mapp. Man kan dela externt både från Gemensamma filer och Mina filer. Väljer man att dela en mapp finns dessutom ett antal inställningar att tillgå (läs mer under ”Dela mapp externt”).

Kom igång

Nedan finner du en snabbguide om hur du kommer igång med tjänsten.

1.     Installera Storegate Map Drive (Windows)
Om du inte redan har installerat Storegate Map Drive rekommenderar vi att du gör det nu genom att logga in på ditt konto och klicka ”Nedladdningar”. Du kommer då ha två nya enheter; Storegate – Gemensamma filer (X:) och Storegate – Mina filer (Y:) (se bild, enhetsbokstäverna kan vara olika ).

team_se_1

För Mac-användare finns information under ”Support” hur man ansluter till Storegate via Findern.

2.     Skapa mappar
I enheten Storegate – Gemensamma filer (X:) på din dator för du över den mappstruktur du vill dela internt med dina kollegor. Om ni inte har någon befintlig mappstruktur så kan du självklart skapa nya mappar.

3.     Skapa underanvändare
Logga in på ditt konto via www.storegate.com och klicka på ikonen (bild) för att skapa underanvändare

Efter att du angivit uppgifter kommer dina underanvändare få ett e-postmeddelande där de kan slutföra registreringen av sitt underanvändarkonto.

4.     Sätt behörigheter
Klicka sedan på Gemensamma filer i webbgränssnittet. För att sätta behörighet: markera en mapp och välj meny ”Behörigheter”, sedan väljer du alternativet ”Läs/Skriv” för de användare som skall kunna läsa och skriva i denna mapp.
Nu kan ditt team börja dela filer säkert, läs gärna igenom resten av detta dokument för att få mer information om tjänsten och om din roll som administratör.

Behörigheter

Genom att sätta behörigheter på mappar kan alla i teamet styra vem som ska få tillgång till informationen (se bild).

team_se_3

Behörigheter finns endast för mappar under Gemensamma filer och sätts som default[1] enbart i roten (på så kallad toppnivå, dvs. ej på underliggande mappar). När du skapar en ny mapp på webben kan du samtidigt sätta behörighet på mappen. Om en mapp lagras upp från din lokala dator till Storegate – Gemensamma filer (X:) eller om en mapp kopieras eller flyttas från Mina filer till Gemensamma filer, sätts ”Ingen behörighet” som standard. Detta görs av säkerhetsskäl så att ingen annan än du kan se mappen innan behörigheterna ändrats.

 

Det finns 4 nivåer av behörigheter:

  • Ingen behörighet – användare som helt saknar behörighet till en mapp ser inte denna överhuvudtaget, inte på webben, via Storegate (X:) eller i appar.
  • Läs – användare kan se mapp och öppna och ladda ner dess innehåll men inte flytta, radera eller ändra mappen eller innehållet.
  • Läs/Skriv – användare kan se, läsa, ändra, ta bort, kopiera eller flytta mapp och dess innehåll.
  • Full behörighet – Samma behörigheter som ”Läs/Skriv” plus rätt att dela ut behörigheter till de andra i den aktuella mappen. Full behörighet får den som skapar mappen (Administratören har alltid ”Full behörighet” på alla mappar och kan även ta över denna rättighet från en underanvändare).

Alla behörigheter på mappar i roten syns i webbgränssnittet (se bild).

team_se_4

Sätta eller ändra behörigheter på mapp:

1.   Gå in under Gemensamma filer på webben

2.   Markera mappen som du vill sätta/ändra behörighet på

3.   Välj ”Redigera behörigheter” under ”Behörigheter”-menyn

4.   I fönstret som kommer upp markerar du vilka behörigheter användarna och/eller grupperna skall ha till mappen

5.   Avsluta genom att klicka ”Ok”

Bra att veta om behörigheter
För enkelhetens skull sätts behörighet endast i rotkatalogen på Gemensamma filer (vill du ändra till behörighet även i undermappar se avsnitt ”Inställningar”). Detta innebär att en underanvändare som har fått behörighet till denna mapp även har behörighet till dess undermappar.

Om man skapar en mapp i sin dator i roten under Gemensamma filer så får den av säkerhetsskäl ingen behörighet. Dvs. det är enbart den användaren som skapat mappen som kan se och arbeta i den. För att göra den tillgänglig till andra i gruppen ändras behörigheten när du är inloggad på webbgränssnittet. Detta gäller enbart mappar i roten.

Dela externt

Om man vill dela filer och mappar externt till någon utanför teamet så använder man ”Dela-knappen” som visas om man för musen över önskad fil eller mapp (se bild).

team_se_5

 

Man kan dela externt både från Gemensamma filer och Mina filer. Väljer man att dela en mapp finns dessutom ett antal inställningar att tillgå (se bild).

team_se_6

 

Genom att kryssa i ”Tillåt uppladdning i mappen” kan andra som inte är medlemmar i teamet enkelt ladda upp filer via en webbsida utan att behöva installera någon specifik programvara.

Administratörens roll

Som administratör för kontot är det du som lägger upp användare och bestämmer vilka regler som ska gälla för dessa. Exempel på regler kan vara:

  • Om användaren skall ha en reserverad del av lagringsytan och i så fall hur stor denna skall vara
  • Vilka användare som skall kunna se vilka mappar på Gemensamma filer (se stycke ”Behörigheter” ovan)
  • Antal versioner som skall sparas
  • Om ”Papperskorg” skall användas på kontot (rekommendationen är alltid påslagen)
  • Begränsa användare från att skriva i roten på Gemensamma Filer (se stycke nedan)

Då det är administratören som står som betalningsansvarig för tjänsten är det endast han/hon som kan uppgradera kontot, både vad gäller antal användare och hur stor den totala lagringsytan skall vara (alla kostnader hamnar på samma faktura).

Administratören har även möjlighet att komma åt innehållet på samtliga användares konton genom funktionen ”Logga in som” (se stycke nedan).

Användare

Lägga till användare:
  1. Logga in på kontot och klicka på ikonen ”Hantera underanvändare” (se bild 2.) överst på sidan (det är bara administratören som den är synlig för)
  2. Klicka på ”Skapa ny användare”
  3. Fyll i namn och mailadress på den som skall bjudas in att dela kontot.
  4. Reservera yta
    Sätt reserverad yta om så önskas, väljer man att sätta ”0 GB” så fördelas tillgänglig yta dynamiskt mellan användarna.
  5. Avancerade inställningar
    Här kan du ange särskild behörighet för denna användare i rot-mappen på Gemensamma filer. Läs mer under stycket ”Begränsa användare från att skriva i roten Gemensamma filer.
  6. Klicka ”Spara”

Personen som du precis har lagt till får nu ett mail med en inbjudan till kontot från dig. Mailet innehåller även en länk för att slutföra registreringen. Vid registreringen behöver användaren endast ange ett användarnamn, ett lösenord samt en lösenordsfråga.

När du klickat ”Spara” (punkt 6 ovan) visas en lista på kontots användare och här kan du bland annat se status på dem som du har bjudit in, om de till exempel har slutfört sin registrering.

Ändra användarinställningar:

1.     Klicka på ”Konto” och välj ”Användare” i högermenyn

2.     Klicka på förnamnet på den användare som du vill ändra (alternativt markera i kryssrutan framför namnet och välj sedan ”Ändra” ifrån ”Hantera”-menyn)

3.     Du kan nu göra dina ändringar.

4.     Välj ”Spara” när du är klar med ändringarna.

Grupper

Genom att skapa grupper kan du förenkla administrationen av behörigheterna. När en grupp är skapad så listas den överst i listan i ”Behörighetsfönstret”.

 

Skapa grupp:

1.     Klicka på ”Admin”-ikonen (övre delen av sidan) och därefter på ”Grupper” i vänsterfältet

2.     Välj ”Skapa ny grupp”

3.     Ange gruppens namn och avsluta med att spara

Lägg till användare i grupp:

1.     Klicka på ”Admin”-ikonen (övre delen av sidan)

2.     Markera vilka användare i listan som du vill lägga till i en grupp

3.     Klicka på ”Lägg till i grupp” i menyraden ovanför

4.     Välj vilken grupp som användarna skall ingå i (du kan även skapa en ny grupp med de valda användarna i detta läge)

5.     En bekräftelse visas på att de valda användarna är tillagda i gruppen

Begränsa användare från att skriva i roten på Gemensamma filer

Du som administratör kan begränsa möjligheten för dina underanvändare att ladda upp filer och skapa mappar i roten på Gemensamma filer. Detta kan göras på hela kontot eller individuellt under varje användare.

Hela kontot
Detta gör du under ”Inställningar” och ”Global behörighet i Gemensamma filer”, här kan du välja mellan följande alternativ:

Läs
Med denna inställning kan användaren (via webb och appar) enbart läsa, dvs. ladda ner, filer och mappar under roten i Gemensamma filer.

Läs/Skriv (default)
Med denna inställning kan användaren läsa och skriva, dvs. ladda ner och upp, filer och mappar under roten i Gemensamma filer.

Sedan kan du som Admin även sätta detta individuellt per användare. Det görs under varje användare, se stycke ”Ändra användare” ovan.

Följ kontots inställningar
Följer inställning enligt ovan, dvs kontots globala inställning.

Läs
Med denna inställning kan användaren enbart läsa, dvs. ladda ner, filer och mappar under roten i Gemensamma filer.

Läs/Skriv (default)
Med denna inställning kan användaren läsa och skriva, dvs. ladda ner och upp, filer och mappar under roten i Gemensamma filer.

Inställningar

Inställningar finner du under Konto som ligger i dropdown-menyn under ditt användarnamn uppe till höger.

Versionshantering

Här ställer du in hur många versioner av varje fil som skall sparas. 1 innebär att inga extra versioner av filen sparas. Hur många versioner som finns av varje fil syns i en ikon (grå ruta) i fillistan när du är inloggad på storegate.se. Genom att klicka på ikonen får du upp en dialogbox som gör det möjligt att hantera och hämta äldre versioner.

Papperskorg

Allt som raderas ifrån ditt och övriga användares konton hamnar i papperskorgen och kan återställas genom att gå in i papperskorgen, markera fil (-er) och/eller mapp(-ar) och välja ”Återställ” ifrån ”Hantera”-menyn.

Observera att allting som raderas ifrån Gemensamma filer hamnar i administratörens papperskorg och kan bara återställas ifrån detta konto. Om övriga användare raderar filer/mappar ifrån sina egna lagringsytor (Mina filer) hamnar dessa i respektives egen papperskorg.

Papperskorgen är aktiv som standard på alla konton, om du väljer att inaktivera den kommer mappar och filer ifrån alla konton att hädanefter att raderas permanent utan möjlighet till återställning. En inaktivering innebär även att allt som redan finns i samtliga användares papperskorgar raderas permanent.

Global behörighet i Gemensamma filer

Se avsnitt ovan ” Begränsa användare från att skriva i roten på Gemensamma filer”

Utökade behörigheter

Här kan du utöka behörigheterna till att även gälla mappar under rotnivå. OBS! Tänk på att denna inställning gör tjänsten mer avancerad då man även måste hantera behörigheter som ärvs ner i undermappar.

Startsida

Välj vilken sida du önskar ha som startsida i webbgränssnittet.

Filinställningar

Här kan du välja att visa dolda filer (filer flaggade som dolda av operativsystemet) i webbgränssnittet.

 

Övrigt

Öka lagringsyta/Öka antal användare

1.     Klicka på ”Konto” högst upp till höger på sidan (under ditt användarnamn)

2.     Under ”Välj tillval”, välj ny storlek på lagring och/eller nytt antal användare

3.     Klicka bekräfta

Översikt lagringsyta

Klicka på ”Konto” och därefter ”Lagringsyta” till vänster. Här visas en översikt på hur kontots lagringsyta är disponerat uppdelat på dem som du satt reserverat yta på och dem som delar på den resterande tillgängliga ytan.

”Logga in som”

Det kan finnas tillfällen då administratören kan behöva komma åt lagrat material som ligger på medarbetarnas egna lagringsytor. Som en extra säkerhet skickas det automatiskt ett mail till den användare vars konto administratören loggat in på.

För att logga in på annan användares konto:

1.     Klicka på ”Admin”-ikonen

2.     Klicka på förnamnet på den användare som du vill logga in som

3.     Du kommer nu till ”Redigera användare”-vyn, här väljer du ”Hantera” i övre menyn och därefter ”Logga in som”.

4.     En ny flik öppnas i din webbläsare och du är inloggad som vald användare

Support

Har du frågor eller funderingar om tjänsten så är du välkommen att kontakta oss på support@storegate.com eller sök efter svar i vår helpdesk.

Var detta svar till hjälp?

Liknande Artiklar